Auto Enrol te permite inscribir a todos tus usuarios en un programa automatizado e individualizado de concienciación en seguridad que cubre los temas esenciales de seguridad.
En este artículo aprenderás:
¿Qué es Auto Enrol?
Auto Enrol es nuestro programa automatizado de concienciación en seguridad. Lo activas o desactivas en la configuración de uLearn (ver Cómo activar o desactivar Auto Enrol).
Si Auto Enrol está activado, todos los usuarios reciben cursos de forma automática.
Si Auto Enrol está desactivado, la plataforma no envía cursos automáticamente.
¿Qué sucede cuando activo Auto Enrol por primera vez?
Cuando activas Auto Enrol por primera vez, el Cuestionario de evaluación inicial se envía a todos los usuarios de inmediato. Sus respuestas se usan para crear un programa de formación individualizado para cada usuario, determinando el orden en que reciben sus cursos. Los nuevos usuarios añadidos a la plataforma también reciben el cuestionario de inmediato.
Nota: No se envían cursos de Auto Enrol a los usuarios hasta que no hayan completado su Cuestionario de evaluación inicial.
¿Qué cursos envía Auto Enrol a mis usuarios?
Auto Enrol incluye los cursos básicos de seguridad de la información, desde phishing y seguridad del correo electrónico hasta trabajo remoto y seguridad física. Hay tres niveles: Fundacional, Profesional y Experto, cada uno con 12 cursos.
Auto Enrol no envía cursos de cumplimiento, cursos de seguridad de la información fuera de los temas básicos ni cursos personalizados. Para automatizar la formación en esos casos, puedes configurarlos como Cursos obligatorios.
Sugerencia: ¿Quieres una lista? Haz clic en Exportar a CSV en la pestaña Catálogo de la Biblioteca de cursos. La columna Auto-enrol muestra qué cursos usa Auto Enrol. Descubre cómo exportar la Biblioteca de cursos como CSV.
¿Dónde puedo ver los cursos que usa Auto Enrol?
Ve a uLearn > Biblioteca de cursos y abre la pestaña Evaluación inicial y Auto Enrol. Aquí puedes:
Encontrar el Cuestionario de evaluación inicial e inscribir a los usuarios en él (ver ¿Cómo inscribo a los usuarios en el Cuestionario de evaluación inicial?)
Ver los Cursos de Auto Enrol: los cursos asignados automáticamente a los usuarios una vez que han completado la Evaluación inicial, priorizados para abordar primero sus áreas más débiles; y abrir cualquier curso para ver sus detalles
Nota: No puedes activar o desactivar Auto Enrol desde esta pestaña. Usa la configuración de Auto Enrol: ver Cómo activar o desactivar Auto Enrol.
¿Cómo inscribo a los usuarios en el Cuestionario de evaluación inicial?
Ve a uLearn > Biblioteca de cursos y abre la pestaña Evaluación inicial y Auto Enrol. Bajo Cuestionario de evaluación inicial, puedes:
Hacer clic en Inscribir usuarios para inscribir a los usuarios en el cuestionario. En la cuenta del propio MSP, este botón se llama Inscribir usuarios NFR.
Hacer clic en … para ver más opciones: Vista previa del cuestionario, Inscripción masiva de usuarios o —si eres MSP— Inscribir clientes.
Inscripción masiva de usuarios
Haz clic en … y selecciona Inscripción masiva (Inscripción masiva de usuarios NFR en la cuenta propia de un MSP).
Elige a quién inscribir: Todos los usuarios, Grupos, CSV o Correo electrónico. La ventana muestra cuántos usuarios están activos, ya inscritos y pendientes de inscripción.
Haz clic en Inscribir para confirmar. El botón muestra cuántos usuarios serán inscritos.
Nota: Los usuarios que ya están inscritos en el cuestionario no se inscriben de nuevo.
Inscribir clientes (MSP)
Si eres MSP, puedes inscribir a usuarios en las cuentas de tus clientes en el cuestionario de una sola vez.
Haz clic en … y selecciona Inscribir clientes.
Selecciona los clientes que quieres inscribir, o marca Seleccionar todo. Cada cliente muestra cuántos usuarios están activos, ya inscritos y pendientes de inscripción.
Haz clic en Inscribir clientes.
Si un usuario ya estuvo inscrito en un curso antes, ¿Auto Enrol se lo volverá a enviar?
No. Auto Enrol tiene en cuenta las inscripciones previas. Si un usuario ya fue inscrito y completó un curso, Auto Enrol no se lo enviará de nuevo.
¿Cómo puedo informar a mis usuarios sobre Auto Enrol?
Puedes usar nuestra plantilla de correo electrónico para informar a tus usuarios sobre su nuevo programa de concienciación en seguridad.
¿Puedo excluir un curso de Auto Enrol?
Sí. Añade el curso a la Lista de exclusión de cursos:
En el menú lateral, ve a uLearn > Auto Enrol.
Bajo Lista de exclusión de cursos, elige los cursos en Seleccionar cursos para excluir de Auto Enrol.
Haz clic en Guardar.
Los cursos en la Lista de exclusión de cursos no se incluyen en Auto Enrol.
¿Puedo excluir usuarios o grupos de Auto Enrol?
Sí. Puedes excluir usuarios específicos o grupos enteros de usuarios sin desactivar Auto Enrol para todos; por ejemplo, si deben seguir un recorrido de formación distinto.
Excluir usuarios individuales
En el menú lateral, ve a Usuarios.
Encuentra al usuario que quieres excluir, haz clic en el botón de acciones y selecciona Excluir de Auto Enrol en el menú desplegable.
Guarda los cambios.
Excluir grupos
En el menú lateral, ve a uLearn > Auto Enrol.
Bajo Excluir grupos de Auto Enrol, selecciona los grupos que quieres excluir. Si seleccionas un grupo, todos sus subgrupos también quedan excluidos. Para excluir solo una parte de un grupo, selecciona únicamente ese subgrupo.
Haz clic en Guardar.
Nota: Las exclusiones por grupo e individuales funcionan conjuntamente. Un usuario no se inscribe automáticamente si está excluido individualmente o pertenece a un grupo excluido. El resto de usuarios continúa con normalidad.
Si un usuario obtiene buenos resultados en la Evaluación inicial, ¿empieza en cursos más avanzados?
No. Todos los usuarios reciben todos los cursos Fundacionales antes de que Auto Enrol los pase al siguiente nivel. La Evaluación inicial decide el orden en que cada usuario recibe sus cursos Fundacionales.
¿Con qué frecuencia se envían los cursos de Auto Enrol?
Recomendamos enviar cursos cada 4 semanas, pero puedes cambiar la frecuencia de envío y el día y la hora en la configuración de Auto Enrol.
Para enviar el siguiente conjunto de cursos de inmediato, usa el botón Inscribir personas ahora debajo del calendario.
¿Qué sucede con los usuarios que suspenden sus cursos?
Puedes establecer una puntuación mínima de aprobado en Configuración > uLearn > Puntuación mínima de aprobado. Los usuarios que no alcanzan la puntuación mínima en un curso de Auto Enrol se vuelven a inscribir automáticamente en él, para que cumplan los objetivos de aprendizaje.
¿Pueden los usuarios reiniciar Auto Enrol después de finalizarlo?
Sí. Por defecto, cuando los usuarios completan el programa Auto Enrol, se reinician automáticamente, de modo que su formación continúa.
Si solo quieres que los usuarios completen el programa una vez, ve a uLearn > Auto Enrol, desactiva Habilitar re-inscripción de cursos bajo Re-inscripción de cursos y haz clic en Guardar.
¿Qué hago si Auto Enrol no funciona como se espera?
Si has tenido problemas con Auto Enrol, puedes regenerar los calendarios de cursos de tus usuarios. Ve a uLearn > Auto Enrol y haz clic en Regenerar calendario de cursos bajo Regenerar calendario de cursos.
Sugerencia: ¿No sabes por qué a un usuario no se le ha enviado un curso? Comprueba primero qué cursos están programados para enviarse, o consulta Solución de problemas de inscripción en cursos.
Cómo activar o desactivar Auto Enrol
En el menú lateral, ve a uLearn > Auto Enrol. Esto abre la configuración de Auto Enrol. También puedes encontrarla en Configuración > uLearn > Auto Enrol.
Nota: Si eres MSP, Auto Enrol para tu propia cuenta está en Configuración NFR > uLearn > Auto Enrol.
Activa Auto Enrol: activa el interruptor de Suscribir automáticamente a las personas a cursos. Para desactivar Auto Enrol, apaga el interruptor.
En ¿Cuándo te gustaría enviarlo?, elige cuántas semanas entre envíos, el día de la semana y la hora de inicio.
Haz clic en Guardar.
Una vez guardes, todos tus usuarios se inscriben automáticamente. El panel de Envíos muestra cuándo se enviaron los cursos por última vez y cuándo está programado el próximo envío.
¿Dónde puedo ver qué cursos están programados para enviarse?
Ve a Usuarios y haz clic en el nombre de un usuario para abrir sus detalles. Desplázate hasta Próximos cursos para ver los cursos que Auto Enrol les enviará y cuándo.
Siguientes pasos
Obtén una visión general en Explorando la Biblioteca de cursos de uLearn
Aprende a desplegar cursos en vídeo a tus usuarios
Descubre cómo rastrear el rendimiento formativo de tus usuarios