Auto Enrol vous permet d'inscrire tous vos utilisateurs à un programme de formation à la sensibilisation à la sécurité automatisé et individualisé qui couvre les sujets essentiels de sécurité.
Dans cet article, vous apprendrez :
Qu'est‑ce qu'Auto Enrol ?
Auto Enrol est notre programme automatisé de formation à la sensibilisation à la sécurité. Vous l'activez ou le désactivez dans les paramètres de votre uLearn (voir Comment activer ou désactiver Auto Enrol).
Si Auto Enrol est activé, tous les utilisateurs reçoivent des cours automatiquement.
Si Auto Enrol est désactivé, la plateforme n'envoie automatiquement aucun cours.
Que se passe‑t‑il lorsque j'active Auto Enrol pour la première fois ?
Lorsque vous activez Auto Enrol pour la première fois, le questionnaire Gap Analysis est envoyé immédiatement à tous les utilisateurs. Leurs réponses servent à créer un programme de formation individualisé pour chaque utilisateur, en déterminant l'ordre de réception des cours. Les nouveaux utilisateurs ajoutés à la plateforme reçoivent également le questionnaire immédiatement.
Remarque : Les utilisateurs ne reçoivent aucun cours Auto Enrol tant qu'ils n'ont pas terminé leur questionnaire Gap Analysis.
Quels cours Auto Enrol envoie‑t‑il à mes utilisateurs ?
Auto Enrol comprend les cours de sécurité de l'information fondamentaux, du phishing et de la sécurité des e-mails au travail à distance et à la sécurité physique. Il existe trois niveaux – Foundational, Practitioner et Expert – chacun composé de 12 cours.
Auto Enrol n'envoie pas les cours de conformité, les cours de sécurité de l'information en dehors des sujets de base, ni les cours personnalisés. Pour automatiser la formation sur ces sujets, vous pouvez les configurer comme Cours obligatoires.
Astuce : Vous voulez une liste ? Cliquez sur Export to CSV dans l'onglet Catalogue de la Bibliothèque de cours. La colonne Auto-enrol indique quels cours sont utilisés par Auto Enrol. Découvrez comment exporter la Bibliothèque de cours au format CSV.
Où puis‑je voir les cours utilisés par Auto Enrol ?
Allez dans uLearn > Course Library et ouvrez l'onglet Gap Analysis and Auto Enrol. Vous pouvez ici :
Trouver le Gap Analysis Questionnaire et y inscrire des utilisateurs (voir Comment inscrire des utilisateurs au questionnaire Gap Analysis ?)
Voir les Auto Enrol Courses – les cours attribués automatiquement aux utilisateurs une fois qu'ils ont terminé le Gap Analysis, priorisés pour traiter d'abord leurs points faibles – et ouvrir n'importe quel cours pour en voir les détails
Remarque : Vous ne pouvez pas activer ou désactiver Auto Enrol depuis cet onglet. Utilisez le paramètre Auto Enrol à la place – voir Comment activer ou désactiver Auto Enrol.
Comment inscrire des utilisateurs au questionnaire Gap Analysis ?
Allez dans uLearn > Course Library et ouvrez l'onglet Gap Analysis and Auto Enrol. Sous Gap Analysis Questionnaire, vous pouvez :
Cliquez sur Enrol users pour inscrire des utilisateurs au questionnaire. Sur le compte propre d'un MSP, ce bouton s'appelle Enrol NFR users.
Cliquez sur … pour voir plus d'options : Preview du questionnaire, Bulk enrol d'utilisateurs, ou – si vous êtes un MSP – Enrol customers.
Inscription groupée
Cliquez sur … et sélectionnez Bulk enrol (sur le compte propre d'un MSP : Bulk enrol NFR users).
Choisissez qui inscrire : All users, Groups, CSV ou Email. La fenêtre indique combien d'utilisateurs sont actifs, déjà inscrits et restent à inscrire.
Cliquez sur Enrol pour confirmer. Le bouton indique combien d'utilisateurs seront inscrits.
Remarque : Les utilisateurs déjà inscrits au questionnaire ne sont pas inscrits à nouveau.
Inscrire des clients (MSP)
Si vous êtes un MSP, vous pouvez inscrire les utilisateurs de vos comptes clients au questionnaire en une seule opération.
Cliquez sur … et sélectionnez Enrol customers.
Sélectionnez les clients que vous souhaitez inscrire, ou cochez Select all. Chaque client indique combien d'utilisateurs sont actifs, déjà inscrits et restent à inscrire.
Cliquez sur Enrol customers.
Si un utilisateur a déjà été inscrit à un cours auparavant, Auto Enrol le renverra‑t‑il ?
Non. Auto Enrol tient compte des inscriptions précédentes. Si un utilisateur a déjà été inscrit et a terminé un cours, Auto Enrol ne le lui renverra pas.
Comment informer mes utilisateurs au sujet d'Auto Enrol ?
Vous pouvez utiliser notre modèle d'e‑mail pour informer vos utilisateurs de leur nouveau programme de formation à la sensibilisation à la sécurité.
Puis‑je exclure un cours d'Auto Enrol ?
Oui. Ajoutez le cours à la Course Deny List :
Dans le menu latéral, allez dans uLearn > Auto Enrol.
Sous Course Deny List, choisissez les cours dans Select courses to exclude from Auto Enrol.
Cliquez sur Save.
Les cours présents dans la Course Deny List ne sont pas inclus dans Auto Enrol.
Puis‑je exclure des utilisateurs ou des groupes d'Auto Enrol ?
Oui. Vous pouvez exclure des utilisateurs spécifiques, ou des groupes entiers d'utilisateurs, sans désactiver Auto Enrol pour tout le monde – par exemple s'ils doivent suivre un parcours de formation différent.
Exclure des utilisateurs individuellement
Dans le menu latéral, allez dans Users.
Trouvez l'utilisateur que vous souhaitez exclure, cliquez sur le bouton d'action et sélectionnez Exclude from Auto Enrol dans le menu déroulant.
Enregistrez vos modifications.
Exclure des groupes
Dans le menu latéral, allez dans uLearn > Auto Enrol.
Sous Exclude groups from Auto Enrol, sélectionnez les groupes que vous souhaitez exclure. Si vous sélectionnez un groupe, tous ses sous‑groupes sont également exclus. Pour exclure seulement une partie d'un groupe, ne sélectionnez que ce sous‑groupe.
Cliquez sur Save.
Remarque : Les exclusions de groupes et les exclusions individuelles fonctionnent ensemble. Un utilisateur n'est pas inscrit automatiquement s'il est exclu individuellement ou s'il appartient à un groupe exclu. Tous les autres utilisateurs poursuivent normalement.
Si un utilisateur réussit bien le Gap Analysis, commence‑t‑il des cours plus avancés ?
Non. Tous les utilisateurs reçoivent d'abord tous les cours Foundational avant qu'Auto Enrol ne les fasse passer au niveau suivant. Le Gap Analysis détermine uniquement l'ordre dans lequel chaque utilisateur reçoit ses cours Foundational.
À quelle fréquence les cours Auto Enrol sont‑ils envoyés ?
Nous recommandons d'envoyer les cours toutes les 4 semaines, mais vous pouvez modifier la fréquence d'envoi ainsi que le jour et l'heure de départ dans le paramètre Auto Enrol.
Pour envoyer immédiatement le prochain lot de cours, utilisez le bouton Subscribe people now sous le planning.
Que se passe‑t‑il pour les utilisateurs qui échouent à leurs cours ?
Vous pouvez définir un score minimum de réussite dans Settings > uLearn > Minimum Pass Score. Les utilisateurs qui n'atteignent pas le score minimum sur un cours Auto Enrol sont automatiquement réinscrits à ce cours, afin qu'ils atteignent les objectifs d'apprentissage.
Les utilisateurs peuvent‑ils relancer Auto Enrol après l'avoir terminé ?
Oui. Par défaut, lorsque les utilisateurs terminent le programme Auto Enrol, ils le relancent automatiquement pour que leur formation se poursuive.
Si vous voulez que les utilisateurs ne complètent le programme qu'une seule fois, allez dans uLearn > Auto Enrol, désactivez Enable course re-enrolment sous Course Re-enrolment et cliquez sur Save.
Que faire si Auto Enrol ne fonctionne pas comme prévu ?
Si vous rencontrez des problèmes avec Auto Enrol, vous pouvez régénérer les plannings de cours de vos utilisateurs. Allez dans uLearn > Auto Enrol et cliquez sur Regenerate Course Schedule sous Regenerate Course Schedule.
Astuce : Vous ne savez pas pourquoi un utilisateur n'a pas reçu un cours ? Vérifiez d'abord quels cours sont prévus pour l'envoi, ou consultez Dépannage de l'inscription aux cours.
Comment activer ou désactiver Auto Enrol
Dans le menu latéral, allez dans uLearn > Auto Enrol. Cela ouvre le paramètre Auto Enrol. Vous pouvez aussi le trouver dans Settings > uLearn > Auto Enrol.
Remarque : Si vous êtes un MSP, Auto Enrol pour votre propre compte se trouve dans NFR Settings > uLearn > Auto Enrol.
Activez Auto Enrol en basculant Automatically subscribe people to courses. Pour désactiver Auto Enrol, basculez‑le en position off.
Sous When would you like to send it?, choisissez le nombre de semaines entre les envois, le jour de la semaine et l'heure de début.
Cliquez sur Save.
Une fois enregistré, tous vos utilisateurs sont inscrits automatiquement. Le panneau Send outs indique quand les cours ont été envoyés pour la dernière fois et quand le prochain envoi est prévu.
Où puis‑je voir quels cours sont prévus pour l'envoi ?
Allez dans Users et cliquez sur le nom d'un utilisateur pour ouvrir ses détails. Faites défiler jusqu'à Upcoming courses pour voir les cours qu'Auto Enrol lui enverra et quand.
Prochaines étapes
Obtenez une vue d'ensemble dans Explorer la Bibliothèque de cours uLearn
Apprenez comment déployer des cours vidéo auprès de vos utilisateurs
Découvrez comment suivre les performances de formation de vos utilisateurs